Managementinformatie / Zoho CRM rapportage

 

Rapportage op basis van Zoho CRM

Goede management rapportage is van cruciaal belang. Een dashboard bevat een samenvatting van de belangrijkste KPI’s (stuurcijfers). De meeste rapportages bouwen wij op basis van Zoho CRM data. We hebben echter ook ervaring met andere data. 

Wij zijn de enige Zoho partner met een eigen koppeling met Microsoft Excel / PowerBI. Waarom? De rapportage mogelijkheden in Zoho CRM zelf en in Zoho Reports zijn beperkt qua functionaliteit en mogelijkheden.

We geven direct een voorbeeld van een dashboard met belangrijke cijfers. Veel bedrijven hebben dit niet inzichtelijk! Dit is op basis van Zoho CRM data:

Managementdashboard Managementinformatie / Zoho CRM rapportage

 

Rapportage op basis van Zoho CRM: de pijplijn

Een ander belangrijk voorbeeld is het inzichtelijk maken van de pijplijn. Maar wat versta je onder ‘pijplijn’? 

Twee soorten:

  1. Pijplijn op basis van je deals / verkoopkansen. (1 module in CRM)
  2. Pijplijn van lead -> afspraak -> offerte -> order (bijv. over 4 modules in CRM)

Deze tweede variant is niet te maken in Zoho zelf zoals wij willen. Het meten van deze conversies is echter wel cruciaal!

Zie ons voorbeeld, beiden in Excel gebouwd:

Pijplijn-Rapportage Managementinformatie / Zoho CRM rapportage

 

Kortom: heeft u uw Zoho CRM cijfers al inzichtelijk? 

Direct contact!
Managementinformatie kort samengevat:
  • Real-time inzicht in bedrijfsprestaties
  • Besluitvorming op basis van feiten
  • Inzicht = kans tot verbeteren = basis van groei
Welke tools gebruiken wij:
  • Offline: Microsoft Excel, inclusief PowerPivot/PowerView/PowerMap
  • In de Cloud: PowerBI van Microsoft
  • Zoho Reports / Rapportages
Dashboard-GOED Managementinformatie / Zoho CRM rapportage

Wat is Managementinformatie / BI?

Managementinformatie, al de stuurcijfers die u nodig heeft om de prestaties van uw bedrijf te meten. Onmisbaar als u wilt groeien als bedrijf. Als u in de mist rijdt, is gas geven namelijk niet verstandig. Stel als bedrijf doelen, meet de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) en stuur bij indien nodig. Heeft u al een Management Dashboard?

CRMstrategen-dashboard Managementinformatie / Zoho CRM rapportage
Business-Intelligence-databronnen-1 Managementinformatie / Zoho CRM rapportage

Business intelligence (BI) kan omschreven worden als het proces van het verzamelen van gegevens, om dit vervolgens om te zetten in managementinformatie. Deze informatie geeft u direct inzicht in uw statistieken zodat u op basis daarvan gegronde beslissingen kunt nemen. Business intelligence laat organisatie slimmer werken.

Welke tools voor creëren en presenteren?

De managementinformatie/BI kan op verschillende manieren gebouwd en gepresenteerd worden. We lichten graag toe welke tools wij gebruiken en aanraden, en welke presentatievormen mogelijk zijn.
Tools: Wij focussen op tools die betaalbaar en tevens effectief zijn. Voor offline gebruik, of in de Cloud!
  • PowerBI (Cloud oplossing)
  • Microsoft Excel (offline)
  • BI extensies op Excel: PowerPivot, Powerview, Powerquery, PowerMaps
  • Zoho Reports / Rapportages (Cloud oplossing)
Presentatievormen: De opbouw van managementinformatie is afhankelijk van het doel en de persoon die er mee werkt. Visualisatie van data kan erg krachtig zijn, soms is echter een lijstje met cijfers eveneens gewenst. De informatie kan de gebruiker op twee manieren tot zich nemen, namelijk via:
  • Dashboard(s)
  • Periodieke rapportage via e-mail
  • Losse analyse
Inhoud: Het is erg belangrijk om goed na te denken over uw belangrijkste prestatie indicatoren, ook wel KPI’s (Key Performance Indicator) genoemd. Welke stuurcijfers zijn belangrijk? Wat is de norm die ik stel, en wat is het doel? Hoe definiëren we de KPI? Kan het uit de beschikbare data gehaald en berekend worden? Een paar voorbeeld KPI’s:
  • Omzet (Per dag/week/maand/jaar)
  • Aantallen leads, afspraken, offertes, orders
  • Conversiecijfers
  • Omloopsnelheid, salescyclus, aantal websitebezoekers, Opbrengsten per Google Adwords campagne, etc.
Er zijn heel veel KPI’s te bedenken. De relevantie hangt af van uw business. Kent u uw kerngetal al, uw ‘Winst/marge per X’? Veel bedrijven kennen hun (bruto)marges niet.

Bedenk dat het zonder vastleggen van data lastig is om inzicht te krijgen. Registratie van data in de IT-infrastructuur is zodoende belangrijk. Een CRM-systeem doet dit voor de verkoop. Een ERP-systeem op het gebied van voorraad. Uw boekhoudsoftware voor financiën. Deze gegevens koppelen kan zeer verrijkende inzichten opleveren! Let op: Data kwaliteit is heel belangrijk.

Kosten, werkwijze en expertise

Kosten: Naast de kosten van implementatie betaalt u voor het gebruik van software.

Een offline dashboard in Excel is relatief goedkoop. Het is makkelijk te bouwen en aan te passen. De meeste bedrijven gebruiken al Excel. Met de nieuwere versies van Excel kunnen we gratis gebruik maken van de extra BI invoegtoepassingen: PowerPivot, PowerMaps en PowerView.

Een dashboard in de cloud met gebruik van PowerBI is ook makkelijk te bouwen en aan te passen. Hier moet u echter wel een PowerBI abonnement voor afsluiten. Dit is echter relatief goedkoop in vergelijking met andere BI tools.

CRMstrategen en BI expertise: Onze consultants hebben een academische achtergrond en zijn zodoende breed onderlegd op het gebied van data en statistiek. Ook hebben we een data expert met wiskundige achtergrond om ingewikkelde analyses en berekeningen te doen. Tevens is er ruime ervaring in de praktijk met bedrijfsdata, van CRM tot ERP in verschillende BI-tools.

bi- Managementinformatie / Zoho CRM rapportage

Werkwijze:

  1. We verzamelen gegevens van uw organisatie vanuit verschillende (IT) systemen / Excel overzichten.
  2. De verzamelde gegevens analyseren en omvormen tot informatie die bruikbaar is voor het management.
  3. De gevonden informatie presenteren in een dashboard, rapportage of andere presentatievorm.

 

Weten wat wij voor u kunnen betekenen?
Vraag het ons!