Administratie verminderen met ZOHO CRM software

Administratie verminderen met ZOHO CRM software

Administratie verminderen met Zoho CRM software

Onvermijdelijk werk, het moet gebeuren: de administratie. Hoeveel dat kost, dat kan heel erg verschillen. Goede software kan veel werk en dus tijd schelen! In deze blog leggen we uit hoe CRM software u tijd kan besparen. Goede CRM software..! Natuurlijk is CRM veel meer dan een simpele administratieve oplossing, maar het draagt ook zeker bij aan de efficiëntie van een organisatie.

 

Richt je CRM slim in: zoekfuncties, selecties en categorieën

Het CRM bevat je gehele klantbestand, het vormt je database van klantgegevens. Een goede algemene zoekfunctie is belangrijk. Je zoekt namelijk vaak naar de klant, om een notitie toe te voegen, een afspraak in te plannen of gegevens te bekijken. In Zoho kan je ook op elk veld filteren en zoeken. Dat maakt het heel makkelijk al je een bepaalde selectie van klanten wilt zien. Heb je deze selectie vaker nodig? Maak dan een weergave aan, met dezelfde selectiefilters. Er bestaan al een aantal standaard filters, zoals ‘Mijn taken’ of ‘Taken overtijd’.

Denk bij de inrichting van het CRM na over de categorieën die je wilt weten. Bij een contactpersoon is het bijvoorbeeld handig te weten uit welke marketingcampagne de persoon afkomstig is, of uit welke leadbron. Misschien heb je ook wel verschillende productcategorieën. Belangrijk is dat je een contactpersoon een ‘status’ geeft, bijvoorbeeld een keuzelijst met: nieuw, lead, offerte, klant, gemist. Hierop kun je dan snel alle contactpersonen selecteren die de status ‘nieuw’ hebben. Tevens erg handig voor je mailingcampagnes!

 

Laat het systeem voor jou werken: automatiseren van taken, mailtjes en veldupdates met workflows

Zoho heeft een sterk punt, namelijk hun workflow mogelijkheden. Een workflow is een regel die getriggerd kan worden op een bepaald moment, zodat er automatisch een taak ontstaat, een veld bijwerkt of een mailtje verstuurd wordt. Dit mist in veel CRM-systemen. Zo’n workflow kan je zien als: ‘als-dit-dan-(automatisch)-dat’. 

Deze workflows dragen bij aan de efficiëntie. Stel je maakt een afspraak bij de klant in de agenda, dan kan de status van de contactpersoon automatisch op ‘afspraak’ komen te staan. Dat scheelt jou klikken en aanpassen, je weet zeker dat het altijd goed gaat! Als je bijvoorbeeld een veld ‘brochure verstuurd’ aanvinkt, gaat er automatisch een begeleidend mailtje de deur uit, en komt er een taak voor de telemarketing om na te bellen. Dé tool voor een perfecte Follow-up! Eenvoudig en heel handig.

 

Snel offertes en facturen maken en mailen

In plaats van je offertes en facturen in Word of Excel te maken, kan je het CRM hiervoor gebruiken. Dit gaat veel sneller, want het werkt met standaard sjablonen. Tevens staat het direct in een database, zodat je rapportages kan draaien! Een groot voordeel ten opzichte van het gebruik van Microsoft Office.

In Zoho CRM kan je offertes, orders, facturen en inkooporders maken. Een aantal standaardsjablonen zijn handig, zoals een factuursjabloon en een sjabloon voor herinnering/aanmaning. De begeleidende mailsjablonen kan je ook per module aanmaken, zodat je binnen 1 klik een persoonlijk mailtje kan sturen. Is al die automatisering klantonvriendelijk? Uw klant merkt er niets van, behalve in positieve zin: Snelheid in reactie, strakke mailtjes, persoonlijk, geen fouten. En u? Het scheelt u alleen maar tijd en moeite.

 

Integraties met Outlook of Gmail

Werkt u momenteel makkelijk met Outlook of Gmail, en bent u tevreden? We kunnen deze mailsystemen makkelijk koppelen aan Zoho CRM, zodat u kunt blijven werken met de mail die u gewend bent. U ziet dit mailverkeer ook bij de klantkaart in het CRM. Ook de agenda’s kunnen synchroniseren, dus nee, geen dubbel werk! Altijd en overal inzicht. Het werkt fantastisch!

 

CRMstrategen is officieel partner van Zoho in Nederland.

Lezen waarom wij gekozen hebben om Zoho aan te bevelen bij onze klanten? Lees meer op www.CRMstrategen.nl/zoho-crm. Daar kunt u ook een gratis proefabonnement aanvragen. We helpen graag bij de implementatie!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *